Sei pronto a ripartire con eventi, convegni e congressi? Scopri in questo articolo le principali novità per organizzare al meglio tutti gli eventi nella tua struttura alberghiera.
Tra le principali novità abbiamo l’eliminazione del distanziamento di un metro tra i partecipanti, per l’organizzazione convegni in centri congressi, sale meeting di alberghi e location per eventi.
Si era creata una certa preoccupazione nel settore alberghiero, essendo gli hotel una tra le location preferite per l’organizzazione di convegni e di congressi, ma adesso siamo pronti per ripartire in totale sicurezza e serenità.
Principali regole per l’organizzazione convegni
Per gestire al meglio questi eventi ed offrire un’esperienza distintiva e di successo è utile avere qualche accorgimento:
- Utilizzare sistemi di misurazione degli accessi e scaglionamento degli accessi. Per fare ciò è utile adottare sistemi di prenotazione del giorno e dell’orario di ingresso in modo da evitare assembramenti.
- Riorganizzare gli spazi, per garantire l’accesso in modo ordinato, prevedendo percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.
- Promuovere l’utilizzo di tecnologie digitali al fine di automatizzare i processi organizzativi e partecipativi (es. sistema di prenotazione, pagamento ticket, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento, consegna attestati di partecipazione).
- Disinfettare i dispositivi e le attrezzature a disposizione dei relatori (microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser) prima dell’utilizzo.
- Nelle aree espositive, riorganizzare gli spazi in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi, e promuovere la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti. Eventuali materiali informativi e scientifici potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
- Igienizzazione gli ambienti al termine di ogni attività, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle parti comuni (es. aree ristoro, tastiere dei distributori automatici di bevande e snack).
Allestimento sale congressi
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